Klijentima, s poštovanjem

Kada želimo da klijentima ili poslovnim saradnicima izrazimo poštovanje ili zahvalnost, najvažnije je da to uradimo sa stilom. A da bismo u tome bili nepogrešivi, moramo naučiti određena pravila

Bez obzira na povod, poslovni ručak sa saradnicima i klijentima je sjajna prilika za različite stvari – od sklapanja dogovora i obrade važnih tema, do manje formalnih razgovora, razmene mišljenja i ideja. Ipak, i onda kada jednostavno želimo da vidimo svoje najbliže saradnike u nekom drugom, opuštenijem okruženju, određena pravila se moraju poštovati. Posebno onda kada smo mi u ulozi organizatora poslovnog ručka. Svrha ovakvih susreta nije samo u onome što je njegova zamisao ili krajni cilj, već je i izražavanje poštovanja i uvažavanja prema onome koga za sto pozivamo.

Raspored sedenja za stolom
Osnovna pravila, kako objašnjava prof. Marina Marković u izuzetnoj studiji „Poslovna komunikacija“, nalažu da se posebna pažnja usmeri na raspored i način sedenja, verbalnu i neverbalnu komunikaciju, način posluživanja i odnos domaćina i gostiju.Iako na prvi pogled tako zvuči, ipak nije naročito komplikovano. Načinom sedenja za stolom se izražava pažnja i poštovanje, otvara se mogućnost komuniciranja svih ili većine gostiju. Osnovno načelo glasi da domaćin treba da sedi u čelu stola, ali ukoliko je prisutna njegova bolja polovina, onda ona zauzima to mesto, dok se on smešta na suprotnoj strani od njene. Ovo pravilo posebno važi onda kada se poslovni sastanci i skupovi organizuju u restoranima. Mada su danas stroge regule sedenja za stalom na poslovnom ručku uglavnom napuštene, nije loše da znate i to da bi desno od domaćice trebalo da sedi počasni gost. Tu titulu nosi ili najstarija zvanica za stolom ili u statusnom smislu najznačajnija ličnost. Zatim, svaki gost treba da obrati pažnju na to kako sedi, da položajem svojih nogu ne bi ugrozio onog preko puta, kao i da nikada ne okreće leđa onima koji sede pored njega. Pokreti koje izvodimo za stolom, posebno onda kada treba da ustanemo i da se na neko vreme udaljimo od društva, moraju biti izvedeni lagano, bez buke i škripe, a džentlemeni svakako znaju šta treba da učine kada se dama udaljava i vraća za sto.

Različite prilike, slična pravila
Uloga domaćina je bitna i kada je reč o rasporedu zvanica za stolom. Staro dobro načelo nalaže da je goste najbolje rasporediti tako da pronađu zajedničke teme za razgovor. Ovo se odnosi na situaciju kada za stolom sedi više od dvadeset ljudi. Prirodno je i očekivano da će bliski saradnici poželeti da nastave razgovor koji su pre toga vodili na nekom drugom mestu. U svakom drugom slučaju, grupisanje saradnika nije poželjno, kako se niko od okupljenih ne bi osećao izolovano. Veoma je interesantno načelo koje kaže da osobe koje suviše pričaju ili su sklone ekscentričnim ispadima ne bi trebalo pozivati na reprezentativne skupove i svečanosti. Ali tu nije kraj obavezama koje organizator, tj.domaćin, preuzima na sebe. On mora povesti računa i o odabiru hrane, atmosferi i raspoloženju tokom susreta. Nije loše da uz pomoć svojih asistenata, nekoliko dana unapred, utvrdi meni u skladu sa ukusom i željama gostiju. Sve ovo je od posebne važnosti prilikom organizacije poslovnih ručkova sa klijentima, kako bi se izrazilo puno poštovanje ličnostima sa kojima uspešno poslujemo. Takođe, većinu ovih pravila tebalo bi poštovati i onda kada je manji broj ljudi prisutan. Naravno, u tom slučaju je sve mnogo lakše, a najlakše je kada preko puta imamo poslovne saradnike ili partnere sa kojima se dugo i dobro znamo. Ipak, to ne znači da od poštovanja određenog protokola treba odustati.

Poklanjati sa stilom
Vrlo je intresantno pozabaviti se nekim pravilima koja se odnose na razmenjivanje poklona sa klijentima. Povodi mogu biti različiti – proslave, godišnjice, obeležavanje uspešnog posla. Dozvoljeni pokloni su kontakt materijali, brošure, prezentacioni materijali, rokovnici, olovke, sitni predmeti i rekvizite koje podsećaju na davaoca poklona. Takođe, prilikom poklanjanja, poželjno je obratiti pažnju na odnose među polovima, jednostavnost poklona, lepo pa­kovanje, kao i ono što se tom prilikom izjavljuje. Poslovnim partnerima se uglavnom poklanjaju tzv.tipski pokloni, prezentacioni materijali sa znakom ili natpisom firme. Cveće i bombonjere su dozvoljeni u manje više svečanim prilikama, a posebno onda kada se nekome želi zahvaliti na nečemu. Cveće se može uputiti na određenu adresu i isporučiti direktno preko cvećare sa vizit kartom i čestitkom, koja upućuje na davaoca poklona. Sve u svemu, navedene vrste poklona su izraz pažnje, zahvalnosti i poštovanja i nikako ih ne treba razumevati kao obavezu. Zbog toga, u poslovnoj komunikaciji, partnere i klijente ne treba opterećivati poklonima preterane vrednosti. Jako je zanimljivo pravilo koje kaže da primalac odmah pred darodavcem treba da raspakuje poklom i zahvali. Isto pravilo ne važi na većim skupovima, kada se pokloni odlažu u posebnu prostoriju i ne otvaraju pred gostima, kako bi se izbeglo njihovo eventulalno poređenje.

Široka paleta poslovnih druženja
Na kraju, pozbavimo se i drugim oblicima poslovnih druženja. U našoj sredini poslovna druženja se obično svode na poslovne ručkove ili večere, dok su u drugim zemljama zastupljeni običaji druženja preko zajedničkih izleta u prirodu, sportskih i kulturnih događaja. U Velikoj Britaniji, recimo, poslovni partneri se pozivaju na partiju golfa ili tenisa, a vrlo često se završavaju odlaskom u klubove. I kod nas su sve češći postali posebno organizovani zajednički vikendi na posebnim mestima (jezerima, planinama, banjama). Kolektivne posete pozorištima su, osim kao kulturni sadržaj, korisna i kao mogućnost za druženja u pauzama i posle predstave, razmenu mišljenja o događaju i slično.

Taj famozni “dress code”
Ono o čemu se mnogo govori, posebno u okvirima poslovne komunikacije, je i dress code. Ono što u tim prilikam treba obući zavisi od povoda i vremena u kome se susret organuzuje. Kokteli su svakako najčešći. Obično se organizuju neposredno posle radnog vremena (posle 17h), što znači da se odeća, odevena za posao, eventulano može dopuniti nekim svečanijim detaljem. Isto važi i za brunch, kao i poslepodnevni roštilj. U večernjim satima, kada se odlazi na posebno zakazanu svečanu večeru, treba se pridržavati naznačenog dress cod-a. Ukoliko onaj koji poziva to nije odredio, podrazumeva se svečaniji, elegantniji odabir garderobe, u skladu sa povodom i mestom održavanja.