Preživeti otvorenu kancelariju

Posao&Psiha

Ivan Kovačević

Menadžeri su shvatili da je najveća vrednost kompanije brza obrada informacija, dakle što lakša komunikacija

Otvorena kancelarija štedi u izgradnji, korisna je u prilagođavanju i podstiče timski rad i baš zato će se zadržati do daljnjeg

1 of 2

Šta je potrebno da se suočite sa otvorenim
prostorom – koji vam predstavlja kancelariju

U 21. veku se forsiraju otvoreni prostori koji jačaju timski duh, povezuju vas sa kolegama i insistiraju na zajedništvu. Otvorene kancelarije nisu samo lakše rešenje u dizajniranju nameštaja već i nov način rada. Ovde šef mora da bude koncentrisan i da reaguje odmah.
Možda vam je ovo već poznato ako imate manje od 25 godina: sigurno nemate svoj prozor, a u najbližoj okolini vam je bar još troje kolega. U mnogim novim zgradama, samostalni prostori su u stvari samo malo više odvojeni od ostatka radnika pa šef nema svoje zidove i vrata.
Nema više jurenja kolega. Kada treba nešto da ih obavestite, verovatno su već pored vas i proveravaju mejlove. Ako vam zatreba sekretarica da nešto zabeleži – pogledajte u pregradak pored.

OD KANCELARIJE DO PREGRATKA
U članku “Završetak veka – početak otvaranja” Međunarodno udruženje poslovnih objekata zaključuje da se radni prostor širom sveta smanjuje sa 140 kvadratnih metara ’94. godine na 90 kvadratnih metara po zaposlenom. Glavni razlog nestanka ličnih kancelarija je cena: jeftinije je da se stiskate kao sardine nego da se izležavate u svom prostoru. Danas, malo vas može da kaže da ima svoj sto – premeštaju vas okolo i radite gde god je prazno.
Drugi, mnogo važniji razlog je uticaj na odnos među kolegama. Pre 30 godina se radilo po piramidalnom principu. Glavni nadređeni je i fizički bio izdvojen na spratu iznad krda a informacije su išle u samo jednom smeru. Da biste videli nekog ko vam potpisuje platu, morali ste da se penjete visoko.
Neki akademici su ovaj princip nazvali “industrijski model kancelarijske birokratije”. To je kopija vojske ili fabrike gde uspešnost zavisi od brzog izvršavanja obaveza. Unapređenje vam je direktno zavisilo od toga koliko brzo šefu ispunite želju. A mogli ste da ga vidite samo na sportskom danu firme ili na retkim kancelarijskim proslavama.
Stari poslovni principi su razdvajali izvršne od vladajućih klasa. Što vam je veća titula, udaljeniji ste od košnice. Danas je sve drugačije. Menadžeri su shvatili da je osnova uspeha brza obrada podataka. To znači uklanjanje prepreka komunikacije kao što su zidovi kancelarija i zatupljujuće formalnosti poput obaveznih beleški kad razgovate sa šefom, neizbežnog zakazivanja prvo kod njegove sekretarice, nikad ne zovite šefa na mobilni, ne obavjajte poslovne razgovore sa njim dok ste u toaletu... Lista se nastavlja do beskraja i nazad.
Uđite u otvorenu kancelariju.

POČECI OTVORENE KANCELARIJE
Kompanije su odavno otkrile ovaj koncept i naravno sve je počelo u Americi. Firma Nike ima u Oregonu prostor od 176 hiljada kvadratnih metara pod nazivom “Nike svetski kampus”. Tu su 4 petospratnice gde radi više od milion i po zaposlenih od kojih neki testiraju najnovije proizvode svoje kompanije u fitnes centrima, a neki trče po atletskim stazama.
Apple ima 6 zgrada u Kupertonu u Kaliforniji u vrednosti od 220 miliona dolara po modelu Univerziteta Stenford. Ideja je da se podstakne kreativnost i kontakt između zaposlenih.
Sve je manje oblasti u kojima kreativnost nije važna. Postoji priča o poseti menadžera kompanije IBM kampusu Microsoft u Sijetlu tokom ’90-ih. Kada su ušli u kampus, jedan od menadžera IBM-a je pitao kako je moguće da je zgrada Microsofta tako blizu javnog terena za košarku gde se igraju deca. Dobio je odgovor da je to teren u vlasništvu kompanije i da će upravo imati sastanak sa tom decom.
Ovo druženje na poslu vas zbližava i razvija kreativnost, ali i podstiče ludilo. U jednoj dizajnerskoj agenciji u Johanesburgu postoje prostorije za sastanke i susrete sa klijentima i one koje su samo za zaposlene gde je sve dozvoljeno i sve moguće. Uvek možete da vidite ljude koji igraju na stolovima, gađaju se hranom ili samo pričaju. Sve je više novih kancelarija u Sentonu i Kejp Taunu koji se oslanjaju na koncept otvorenih kancelarija.

6 KORAKA KA VAŠOJ OTVORENOJ KANCELARIJI
1. Budite deo tima Rad u otvorenoj kancelariji podrazumeva da shvatite da lični uspeh zavisi od saradnje sa grupom. Kao timski igrač treba da budete uvek dostupni i odmah da rešite problem čak i kad je reč o običnom kopiranju jer takvi radnici dobijaju veće zadatke koji vode ka povišici i unapređenju.
2. Pokažite inicijativu Budite spremni da iskoristite sve prednosti otvorene kancelarije. To znači da treba brzo da razmišljate i da dnevno napredujete. Stalno morate da tražite prilike da budete korisni za celu kompaniju.
3. Stalno delujte uposleno Najveća prednost otvorene kancelarije, kao i njen najveći problem, je što svi mogu uvek da vas vide. Kolege uvek mogu da vas kontrolišu. Svi znaju kada idete na pauzu i koliko se zadržavate što možete da preokrenete u svoju korist. U autobiografiji, Ben Frenklin kaže da se čak i kada nije imao šta da radi trudio da izgleda uposleno. Uvek je delovao spremno, a posao je samim tim uvek stizao.
4. Sredite sto U otvorenoj kancelariji imate mogućnost da pokažete koliko ste pedantni što će svi primetiti. Pomislite samo koliko negativan utisak ostavljate zbog neurednog stola sa ključevima, mobilnim i ostalim sitnicama.
Postoji primer dva radnika u spojenim odeljcima koji su se borili za isto unapređenje. Jedan je imao na stolu malu saksiju koju je uređivao, a drugi je bio izuzetno uredan. I ko je izašao iz kocke? Prvi kandidat je imao dvostruko bolji CV ali se ponašao čudno i to ga je diskvalifikovalo.
5. Samo vas posmatraju Ako već drugi mogu da vas gledaju u otvorenoj kancelariji, setite se da i vi možete da gledate sve ostale. Važno je da delujete uvek spremno na sve što može da vam donese unapređenje i da delujete bolje u odnosu na konkurente. Otvorena kancelarija postoji baš zbog toga. Vaš posao je da usputno budete potpuno svesni svega oko sebe i da ponudite čak i najmanju pomoć kad god možete.
6. Prodajte se I naravno, otvorena kancelarija vam daje mogućnost da prodate sebe. Često možete da naiđete na stolovima neke besmislene izjave ili antireklame: “Ne pitajte mene, ja samo radim ovde” ili “Nekada sam se nervirao, sad mi je samo zabavno”. Takvi svakako neće biti prvi za unapređenje. Znaci neozbiljnosti su i skrin sejver “Zvezdanih staza”, sitnice koje zauzimaju radni prostor i sličice bikinija sa plaže. Uspešni ljudi poput Bila Gejtsa, Stiva Džobsa i Ričarda Brensona sigurno nisu imali okačene Pirelijeve kalendare pored fotografije mačeta koje visi sa grane sa porukom “Drži se”.
Bar probajte da izgledate kao neko ko će se snaći u krizi. Pa, zar biste hteli da vaš lični računovođa bude toliko neozbiljan da ima Garfilda na kompjuteru koji kaže “Ne prigovarajte uz kafu”? Koncentrišite se. Profesor organizacione psihologije na Univerzitetu u Seint Luisu, Dejvid Munz kaže da postoje menadžeri koji nikad neće da vas unaprede ako ste neorganizovani i neuredni.
Pre nekoliko godina u Njujorku, slobodni pisac Rodni Rotman je u potpunosti iskoristio prednost otvorene kancelarije – priključio se kompaniji, a tamo uopšte nije ni bio zaposlen. Kasnije se pravdao činjenicom da je samo želeo bolje radno okruženje od svog haotičnog samačkog stana, a tu je i besplatna kafa i mogućnost da upozna simpatične koleginice. Zato se jednog jutra uputio u centralu izuzetno uspešne kompanije, zauzeo pregradak i kompjuter i svima koji su pitali rekao da je tehničar iz Čikaga. Radio je puno radno vreme i dobro upoznao kolege, naročito jednu koleginicu.
Počeo je da dobija i manja zaduženja jer je uvek delovao uposleno, a zaista je i znao da reši određene probleme. Posle 17 dana je ipak dobio “otkaz”, ne zato što nije tu ni bio zaposlen već zato što je njegovo odeljenje moralo da se umanji. U otvorenoj kancelariji stalno se otvaraju nove mogućnosti.

POBUNA U OTVORENOJ KANCELARIJI
Otvorene kancelarije ipak nisu za svakog. “Wall Street Journal” objavio je članak “Pobuna u otvorenoj kancelariji”. Jednom menadžeru je izuzetno zasmetala buka troje ljudi oko njega. Stalno su koristili spikerfone dok je pokušavao da se koncentriše: “Slušao sam po dve verzije glasa svojih kolega, jednu preko spikerfona a drugu tri pregratka levo. Ni na šta nisam mogao da se koncentrišem”.
Radnici se na različite načine bore za koncentraciju. Neki čak bacaju papiriće na kolege koje bezobzirno urlaju preko telefona hrabro im objašnjavajući da postoji još neko na planeti. Kompanije su odgovorile na ove zahteve podizanjem ograda između stolova. Članak pominje da vremenom njihova visina raste u Americi. Prosečna je 106 cm a trenutni rekord je 158 cm. Drugi su otišli dalje i ugradili mašine “bele buke” čija prodaja je porasla u Americi poslednjih 15 godina 6 puta. Izgleda da će nade u povratak ličnih kancelarija ipak ostati neostvarene.
“Otvorena kancelarija ne ide nikuda,” tvrdi Džejn Smit, arhitekta radnog prostora sa Menhetna. “Neke kompanije će možda menadžere da stave u lične kancelarije. Ipak, otvorena kancelarija štedi u izgradnji, korisna je u prilagođavanju i podstiče timski rad i baš zato će se zadržati do daljnjeg”.

Oceni članak

1.50