Kako da stignete sve?

Imate osećaj da vam tokom radnog dana vreme izmiče iz ruku i ništa ne uspevate da uradite? Naši trikovi će prevariti sat!

Koliko puta vam se desilo da radnu nedelju počnete puni elana i pregršt planova kako ćete efikasno “proleteti” kroz sve obaveze koje vas očekuju, a onda već u ponedeljak popodne zaključite kako vam je “proleteo” dan i da ništa niste stigli da završite? Možda ste se ujutru zadržali peglajući košulju, po dolasku na posao izgubili pola sata u dopisivanju na Fejsbuku ili je predviđeni polusatni sastanak trajao više od sat vremena?
Samo zato što ste se našli u takvoj situaciji nebrojeno puta, ne znači da treba da ostanete u toj životnoj fazi. MH, kao i uvek, želi da vi napredujete, i zato smo na ovim stranama sakupili ne samo fascinantne rezultate najnovijih istraživanja neurologa i bihejviorista koji svedoče o tome koliko je dobra organizacija vremena od krucijalnog značaja za vaše mentalno i fizičko zdravlje, već i dovoljno brzinskih strategija koje će vam pomoći da kontrolišete svoje vreme, a ne da ono kontroliše vas.
Trik je u tome da o svom dnevnom rasporedu razmišljate kao o fiokama u radnom stolu. Što ste više vešti i organizovani, više će stvari moći da stane.

1
Pratite svoj telesni sat
Pokušajte da otkrijete tokom kog dela dana ste najproduktivniji (iako većina muškaraca nisu ranoranioci, istraživanja pokazuju da je prirodni telesni ritam na vrhuncu između 8 i 9 ujutru). Zahtevne zadatke, duboko razmišljanje i odgovorne poslove uklopite u taj period dana. One obaveze koje možete da obavljate i kada ste manje koncentrisani, poput sređivanja stola ili plaćanja računa ostavite za rano popodne, tj. period posle ručka kada je energetski nivo niži a i koncentracija vam je opala. Većina nas dobije drugi nalet energije predveče, pa taj deo dana iskoristite za trening, druženje ili da se fokusirate na neki lični projekat odnosno hobi. 

2
Pazite kako vam počinje dan
Oni koji su zaposleni u klasičnoj kancelariji znaju da su jutra na poslu najčešće ovakva: većina provodi prva dva sata na poslu “zagrevajući se” za dnevne obaveze... Ćaskanje sa kolegama, doručak, pregledanje privatne pošte i urnebesnih YouTube klipova samo su neke od aktivnosti koje vam troše energiju i na koje gubite vreme. Umesto da počinjete svoj radni dan na ovaj način, dajte sebi pola sata da pojedete musli, čekirate šta ima novo na netu (vesti, omiljene blogove a možda i novitete na sajtu mens-health.rs) i potom počnite sa radom. Ili još bolje, pojavite se u ofisu barem pola sata pre svih ostalih. Prema mišljenju “time management” eksperata, uspećete da završite tri puta više stvari kada vam ništa ne skreće pažnju. Ko rano rani, dva posla grabi! Ako poranite jedan sat u odnosu na svoje radno vreme, bićete podjednako produktivni kao da ste ostali dva sata posle radnog vremena u kancelariji. Ovo se naročito odnosi na “open space” kancelarije. Količina buke i ometanja se povećava kako dan odmiče, a do pauze za ručak više ne čujete ni sopstvene misli.   

3
Obuzdajte mejlove
Prvo, ograničite proveravanje pošte na, recimo, jednom u dva sata. Potom se posvetite organizovanju inboksa tako što ćete obrisati nepotrebne poruke, odgovoriti na one na koje je potrebno i prebaciti u poseban folder one koji će vam biti potrebni za posao kasnije. Esencijalan saveta o pisanju mejlova glasi: nikada nemojte da pišete i-mejl duži od pet rečenica. Ako ne možete da u pet rečenica objasnite o čemu se radi, najbolje bi bilo da to obavite telefonom.  

4
Skratite poslovne pozive
Stojite dok telefonirate umesto da sedite, i odmah na početku razgovora objasnite zbog čega se javljate. Pre nego što okrenete broj, napravite plan šta želite da postignete razgovorom i tako ćete uštedeti pet minuta po svakom razgovoru. Još jedan psihološki trik koji će vam omogućiti da brže završite (polu)poslovni razgovor: ispred sebe na stolu držite nešto zanimljivo što sledeće treba da uradite, pa se nećete dugo zadržati u ćaskanju.

5
Postignite lični rekord
Merite vreme koje vam je potrebno da obavite određenu stvar, počevši od tuširanja pa do spremanja kreveta, a onda pokušajte da oborite sopstveni rekord. Bićete prijatno iznenađeni kada shvatite koliko brže obavljate svakodnevne zadatke kada pokušavate da prestignete sebe. Potražite na internetu “Time Tracker”, koji poput peščanog sata meri koliko ste minuta potrošili na određenu aktivnost.

6
Postavite sebi ciljeve koji su ostvarivi
Genetski smo predodređeni da svaki urađen zadatak “slavimo” lučenjem beta-endorfina, supstanci koje pojačavaju kreativnost, fokus i motivaciju. S druge strane, započet ali nezavršen zadatak nam crpi energiju. Kako biste to sprečili, podelite neki veliki i važan poslovni projekat (recimo, prezentaciju) na etape, odnosno na nekoliko manjih zadataka. Zapišite svoj plan na papir, po redu kojim ovi zadaci treba da budu obavljeni. Kada završite svaki od ovih manjih zadataka, precrtajte ga na papiru. Tako ćete videti kako napredujete. 

7
Dajte sebi rokove
Kada dobijete rok od svog šefa, znate da treba da ga se pridržavate i da cela stvar mora da bude gotova na vreme. Ali prema sebi obično niste tako disciplinovani, zar ne? Pogrešno! Ako sebi date određeno vreme da završite određeni zadatak i pridržavate ga se, bićete bolje organizovani. Kako to izgleda u praksi? Uveče napravite listu obaveza za dan koji predstoji. Više ćete uživati u slobodnom vremenu kad unapred znate raspored za jutro, tako da ćete manje biti pod pritiskom stvari koje treba obaviti. Svaki put, odredite koje su vam dve obaveze najvažnije tog dana, jedna poslovna i jedna privatna (trening, večera sa devojkom). Planirajte sve ostalo oko ove dve stvari.

8
Počnite na pravi način
Kada stignete na posao, fokusirajte se na onu stvar koju vam je najteže ili izrazito mrsko da uradite. I uradite je! Osećaj ličnog uspeha daće vam elan za ostatak dana. Takođe, ubrzajte donošenje odluka. Pošto pročitate nečiju poruku ili imejl, odmah odgovorite. Ako nešto možete rešiti u dva minuta, učinite to. Sprečićete gomilanje obaveza. Opcija “Delete” može biti vaš najbolji organizator.

9
Nemojte da radite više stvari u isto vreme
Svi bismo voleli da imamo moći super junaka, i koliko god verovali u “multitasking”, mozak ponekad odbija da se fokusira na više od jedne stvari u datom trenutku. To znači da čak i kada mislite da radite nekoliko stvari u isto vreme, verovatnije je da samo preskačete s jedne na drugu. Samim tim, za obavljanje svake od tih stvari koje radite u isto vreme biće vam potrebno mnogo više truda nego da ste se svakoj potpuno posvetili na nekoliko minuta. Različite aktivnosti angažuju različite delove mozga, i “prebacivanje” s jednog ovakvog zadatka na drugi utiče na našu energiju. Studija univerziteta u Mičigenu pokazala je da “multitasking” (obavljanje više stvari u isto vreme) negativno utiče na pamćenje.

10
Koristite svu pomoć koja vam se nudi
Problem organizacije vremena nije nova tema. Nova tehnologija samo nudi kreativna rešenja. Firefox aplikacija LeechBlock omogućava da odaberete određeno vreme tokom dana kada vam je “dozvoljeno da gubite vreme” na netu. Ako od svih prozora na monitoru ne uspevate da se koncentrišete, preporučujemo da instalirate DropCloth za Windows ili Isolator za Mac. Ove aplikacije “pokrivaju” vaš desktop i ikonice tako da je jedina stvar koju vidite dokument na kome trenutno radite. Na sajtu ChatterBlocker.com potražite demo verziju njihovog programa koji vam omogućava da opuštajućim zvucima anulirate efekat brbljivih kolega. Kada osetite da vam nivo energije opada, pustite sebi omiljenu muziku na iPodu i prošetajte desetak minuta oko zgrade. Studija iz baltimorske bolnice je zapravo pokazala da su pacijenti koji su slušali muziku po 30 minuta imali iste dobrobiti kao i oni koji su primali po 10 miligrama nekog antidepresiva. I naravno, uvek možete nešto da uradite na postojećim programima. Na mejlu isključite opciju obaveštavanja o novoj poruci i izaberite nevidljiv status na mesindžeru, Fejsbuku i Google četu ako ne želite da vas bilo ko zatekne onlajn dok ste u poslu (ali ćete i dalje moći da kontaktirate druge, po želji i u skladu sa mogućnostima).   

11
Sredite radni sto
Sudeći prema onome što pokazuju istraživanja iz celog sveta, 30 procenata vremena koje zaposleni provedu na poslu ode na pronalaženje zagubljenih dokumenata ili materijala. Čak polovina Amerikanaca kaže da je lična dezorganizacija glavni razlog što ostaju na poslu do kasno dva do tri puta u toku nedelje. Vidljivi nered, poput gomila papira u fasciklama, odvlači pažnju od onoga na čemu radite. Zato, svaki put pred odlazak kući sa posla, iskoristite pet minuta da sredite papire na stolu. Ne samo što ćete biti organizovaniji kada sutra ujutru dođete na posao, nego ćete se osećati i bolje.

12
Pronađite “rupe” u vremenu
Umesto da se nervirate što ste se zaglavili u redu u banci ili sedite u čekaonici kod zubara, iskoristite to “poklonjeno” vreme da proverite mejl preko mobilnog, razmislite o idejama za sutrašnji kolegijum ili dogovarate SMS-om viđanje sa prijateljima posle posla. Ukoliko se radujete nekoj aktivnosti posle posla, pre ćete završiti obaveze.